Offentlig sektor står overfor flere komplekse utfordringer som ikke kan håndteres med konvensjonelle fremgangsmåter. Det gjelder store samfunnsutfordringer som utenforskap, klimakrisen, samfunnssikkerhet og behov for arbeidskraft, men også mindre floker som krever transformasjon og samarbeid mellom flere aktører. Fellesnevneren er at de er unike og at det derfor ikke finnes én universell oppskrift på hvordan vi kan løse dem. De har behov for skreddersydde prosesser. Men det finnes praksiser som kan hjelpe oss, både med hvordan vi organiserer arbeidet og hvordan vi utforsker utfordringene for å skape systemiske endringer som løser opp i flokene. Systemorientert design byr på flere slike praksiser.

Systemorientert design ble derfor stemt frem som ett av årets temaer i D-box nettverk for innovasjon i offentlig sektor. Professor Jonathan Romm, universitetslektor Andreas Wettre og førsteamanuensis Joakim Formo, alle fra Arkitektur- og designhøyskolen i Oslo (AHO) loset oss igjennom et intensivt nettverksmøte som vekslet mellom faglige innlegg og praktiske øvelser med utgangspunkt i én reell og kompleks problemstilling hver enkelt kommune og virksomhet hadde tatt med seg.

Hva er systemorientert design (SOD)?

SOD bidrar med rike diskusjons- og beslutningsunderlag for å forløse flokete problemfelt. SOD er posisjonert innen kritisk systemtenkning og bruker designmetoder til å utforske og forbedre eksisterende system. Systemisk endring handler om å endre betingelser som holder problemet på plass. Da løser man ikke bare symptomene, men årsakene til problemet.

“Mens systemtenking beskriver sammenkoblingen av komplekse problemer, jobber SOD med hvordan man bør bruke designmetode til å reagere, innovere, og forløse komplekse problemer.”

— Birger Sevaldson

SOD er ikke en disiplin på linje med for eksempel tjeneste-, interaksjons- eller industridesign, men en «samling» med ulike praksiser som støtter utforsking av komplekse utfordringer for å skape systemisk endring.

Gigamapping

Gigamapping er et sentralt verktøy innen SOD som hjelper oss å forstå og håndtere kompleksitet gjennom en kreativ og dynamisk kartleggingsprosess på tvers av lag, skalaer og sjangere, der man undersøker relasjoner mellom tilsynelatende adskilte kategorier. Metoden er egnet til å “pakke ut” informasjon. Den tillater oss å fastholde flere tanker i hode samtidig og motvirker reduksjon og innsnevring av data.

“En viktig verdi av vår mapping var at vi avdekket at vi brukte ulike begreper på det samme. ”

— deltaker

Ulike karttyper gir ulike perspektiver

Det finnes ulike karttyper som gir ulike innganger til systemet som for eksempel kontekst, sekvens, relasjon og eksplorativt. Deltakerne ble derfor utfordret til å utforske den komplekse problemstillingen de hadde med seg igjennom to ulike karttyper. Etterpå ble de bedt om å reflektere over hvordan karttypen påvirket forståelsen av problemet og diskusjonene.

“Vi startet med sekvenskart, men det ble mye frustrasjon. Så prøvde vi oss med en blanding av kontekst og relasjon, og det hjalp. Da fikk vi plassert mye av det vi var frustrert over i første runde. Jeg tror derfor det hadde vært veldig nyttig å gå tilbake til frekvenskartet nå etterpå. ”

— deltaker

“Når vi prøvde oss på ulike karttyper ble det veldig tydelig at mitt hode fungerer på én måte. Jeg ville derfor hele tiden ‘dra’ problemet i den retningen. Samtidig ble det tydelig at ingen hoder er like og at det derfor er viktig å bruke både flere innganger og flere hoder når man skal forstå komplekse problemer. ”

— deltaker

“Vi trodde vi hadde ‘fisken på disken’ helt til vi byttet perspektiv. Da dukket det opp helt nye momenter og vi måtte vurdere alt på nytt. Så vi skal bruke dette allerede i neste uke på et komplekst problem vi jobber med. ”

— deltaker

ZIP-analyse

Gigamaps vil ofte inneholde et hav av informasjon, og kan dermed fremstå som både litt overveldende og handlingslammende. ZIP-analyse er et enkelt verktøy for å finne ut hva man bør prioritere å fokusere på videre. Det kan være en nyttig øvelse for å komme enda dypere i problemforståelsen og å forstå hvor det er behov og mulighet for å intervenere. En ZIP-analyse innebærer å identifisere følgende ZIP-punkter på kartet:

Z-point: dette bør vi utforske videre

I-point: her er det mulig å innovere

P-point: her er et problem som oppstår i systemet

Isfjell modellen

Et annet sentralt verktøy er isfjell modellen. Denne modellen hjelper oss å flytte samtalen fra symptomene til de underliggende årsakene og dynamikkene som skaper utfordringene i et kompleksium. Det kan for eksempel være praksiser, regler, strukturer og mentale modeller. En sentral del av å bruke isfjell modellen er å identifisere systemiske løftpunkter. Det vil si steder innenfor et komplekst system hvor mindre endring ett sted kan føre til store endringer over hele systemet. Øvelsen hjelper oss å endre fokus fra innsikt og problem til handling og løsning.